Hoe sluit ik mijn kassa af?

Met een kassa-afsluiting controleer je of je kassaldo klopt en stel je het beginsaldo in voor de volgende periode. Je bepaalt zelf of en hoe vaak je een afsluiting wilt doen.

Een kassa-afsluiting maken

1. Open de Kassa
2. Ga naar Beheer - Kassa afsluiten
3. Kies tot en met welke dag je wilt afsluiten
    

Let op: zodra je een dag afsluit, kun je geen boekingen meer doen voor die dag. Sluit daarom je kassa altijd af aan het einde van de dag, of tot en met de vorige dag

4. Vul een Beginsaldo in en klik op Verder
   • Heb je de kassa al eerder afgesloten? Dan kun je het eindsaldo van de vorige afsluiting gebruiken als beginsaldo

5. Tel je kas en vul het getelde bedrag in

   • Weet je het totale bedrag nog niet? Vul dan per biljet en munt in hoeveel je hiervan hebt. CycleSoftware berekent hiermee automatisch het totale bedrag. De ingevoerde biljetten en munten worden niet opgeslagen. De velden zijn alleen bedoeld als hulpmiddel om het totale bedrag te berekenen
   • Weet je het totale bedrag al? Dan hoef je niet alle biljetten en munten afzonderlijk in te vullen. Je kunt het bedrag bijvoorbeeld verdelen over euro's en centen en deze direct invullen
6. Vul waar nodig de bedragen in voor de overige betaalmethoden, zoals pin, en klik op Verder 
   • Laat je deze leeg, dan worden de bedragen automatisch ingevuld op basis van de transacties in CycleSoftware. Je kunt de bedragen handmatig invullen om ze te vergelijken met de bedragen op je pinautomaat
7. Je ziet nu een overzicht van de afsluiting. Controleer de gegevens, vul eventueel een afstorting in en klik op Afsluiten
8. Je kassa is nu afgesloten. Je kunt je eerdere afsluitingen altijd terugvinden in de Kassa via Beheer - Kassa afsluiten. Klik op het vergrootglasicoon om meer informatie over een afsluiting te bekijken

De afsluiting controleren

Na het invullen van je bedragen zie je een overzicht van de afsluiting. Hierin staan het beginsaldo, de ontvangsten en het eindsaldo dat volgens CycleSoftware in de kas zou moeten zitten. Daaronder zie je het getelde eindsaldo en een eventueel verschil.

Het getelde eindsaldo is leidend. Stel dat CycleSoftware aangeeft dat er € 1.200 in de kas zou moeten zitten, maar je telt € 1.100. Dan wordt € 1.100 gebruikt als beginsaldo voor de volgende afsluiting. Het verschil van € 100 laat alleen zien dat het getelde bedrag afwijkt van het bedrag dat volgens CycleSoftware in de kas zou moeten zitten.

Waarom kan er een verschil ontstaan?

Het kassaldo wordt alleen berekend op basis van boekingen die in de Kassa zelf zijn gedaan. Betaal je een factuur rechtstreeks als contant, bijvoorbeeld €100? Dan ontvang je dat geld fysiek in de kassa, maar telt CycleSoftware dit niet mee in het berekende eindsaldo, omdat de betaling niet via de Kassa geboekt is, maar apart geregistreerd wordt. Tel je vervolgens je kas, dan zit die €100 er wél in. Hierdoor ontstaat een verschil van €100 tussen het berekende en het getelde bedrag.

Dit verschil is in dat geval verwacht en hoeft niet gecorrigeerd te worden.

Een verschil betekent dus niet automatisch dat je geld moet bij- of afstorten. Controleer zelf waar het verschil vandaan komt. Is een boeking verkeerd verwerkt? Dan kun je deze corrigeren en de kassa opnieuw afsluiten.

Het getelde eindsaldo wordt definitief zodra je de afsluiting bevestigt. Bij de volgende afsluiting wordt dit bedrag als beginsaldo gebruikt.

Een bedrag afstorten

Je kunt als je wilt een bedrag afstorten in de laatste stap van de afsluiting. Je kunt aangeven hoeveel geld je uit de kassa haalt, of je kunt aangeven hoeveel geld je in de kassa wilt houden. CycleSoftware berekent dan automatisch hoeveel je moet afstorten.

Wil je zelf bepalen hoeveel je afstort? Vul dan bij Bedrag afstorten het bedrag in dat je uit de kassa haalt.

Wil je bepalen hoeveel geld je in de kassa wilt houden? Vul dan bij Restant in lade het bedrag in dat je in de kassa wilt laten. CycleSoftware berekent vervolgens automatisch het bedrag dat je moet afstorten.