Een factuur crediteren kun je alleen als deze openstaand of geboekt is, niet-geboekte facturen kun je namelijk nog aanpassen. Crediteren doe je via het factuuroverzicht, met het pijltje aan het einde van de regel van de betreffende factuur.
Een factuur hoef je alleen te crediteren als deze op openstaand of geboekt staat. Een niet-geboekte factuur kun je nog aanpassen via het rekenmachine-icoontje. Aanpassen heeft de voorkeur, omdat crediteren een extra boeking oplevert. Zodra een factuur op openstaand of geboekt staat, is deze definitief en kan deze niet meer worden aangepast.
Houd bij het crediteren ook rekening met eventuele deelbetalingen, de betaaldata en de boekdatum. Zo voorkom je verschillen in de kassa en administratie.
Een factuur crediteren
Volg deze stappen om een betaalde factuur te crediteren:
- Ga naar Verkoop - Facturen - Zoeken
-
Klik op het pijltje rechts van de factuur die je wilt crediteren
-
Vul jouw masterwachtwoord in of een pincode met administratorrechten
- Klik op Verwerken
- Selecteer bij factuur samenvatting: Boeken in kassa of Boeken in debiteuren
-
Geef aan hoe je de klant terugbetaalt
- Wil je een correctie doen in je systeem? Selecteer dan altijd de betaalwijze waarmee de originele factuur is betaald
-
Selecteer dan Transactie afronden en de factuur is gecrediteerd
Let op: je gewone inlogwachtwoord werkt hier niet voor
Mijn factuur staat (deels) open, waar moet ik op letten?
Staat de originele factuur nog (deels) open, houd dan rekening met het volgende:
- Zet na het crediteren zowel de originele factuur als de creditfactuur op betaald
- Is er al een deelbetaling gedaan? Verwerk de credit dan met dezelfde betaalmethode(s) als die deelbetaling(en), anders klopt je kassa niet meer
- Zijn de deelbetalingen op verschillende dagen gedaan? Let dan ook op de boekdatum van de credit
Voorbeeld bij deelbetaling(en)
Als er één of meerdere deelbetalingen op de originele factuur staan, is het belangrijk om rekening te houden met de betaaldata. Zo voorkom je verschillen in je kassa doordat betalingen op verschillende dagen op de verkeerde datum worden geboekt.
Bijvoorbeeld:
Op de 13e is € 50 contant betaald
Op de 14e is nog eens € 50 contant betaald
Op de 15e wordt de factuur gecrediteerd
Zorg ervoor dat je in de credit ook een deelbetaling op de 13e van € 50 contant en op de 14e van € 50 contant verwerkt. Zo blijven de betalingen op de juiste datum staan en blijft je kassa kloppen.
Wil je dat je omzet op de juiste datum blijft staan?
Maak je ook een nieuwe factuur die je weer op openstaand boekt? Dan hoef je niets aan te passen: de credit en de nieuwe factuur heffen elkaar vandaag op, en de betaling op de originele factuur bepaalt je omzetdatum.
Maak je geen nieuwe factuur? Pas dan de boekdatum van de credit aan naar de datum waarop de originele factuur op openstaand is gezet. Dit kan alleen als de kassa op die datum nog niet is afgesloten, of bij een boekhoudkoppeling als die datum nog niet is gesynchroniseerd.
Is de periode waarin je wilt boeken al afgesloten? Boek dan op vandaag (of een andere open periode) en verwerk de correctie later in je boekhouding.
In de kassa kun je de datum aanpassen via Beheer - Datum aanpassen.
Voor bankbetalingen kun je dit doen door de factuur op te zoeken buiten de kassa, via Verkoop - Facturen - Zoeken. Je kunt hier op het vergrootglas klikken en dan bij status op boeken klikken. Daar kun je de datum van de betaling aanpassen.
Goed om te weten
- Je kunt een creditfactuur verrekenen met een nieuwe factuur, een tegoedbon aanmaken of de factuur verrekenen met artikelen
- CycleSoftware betaalt de klant niet automatisch terug. Betaal je de klant terug per bank? Zorg dan dat je dit zelf overmaakt